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PRE-BRIEF: ACEROS Y PERFILES DEL BAJÍO — SESIÓN EXPRESS DE COTIZACIONES

Distribuyen acero, perfilería y lámina a talleres de herrería y constructoras chicas en León, y su cuello de botella no es de ventas, es de velocidad para cotizar. Cuando el cliente tiene prisa —que es casi siempre en este giro— terminan cotizando con precios viejos o material que no está, y eso les cuesta ventas.

LO QUE ENTENDÍ DE TU NEGOCIO

Son 38 personas, 9 de ellas armando cotizaciones a mano en Excel: cada una revisa listas de precios de tres o cuatro proveedores más su propio inventario, que no siempre está actualizado. Ese proceso toma medio día o más por cotización. El resultado es doble: pierden tiempo en algo que se repite todos los días, y cuando aprietan el paso para no perder al cliente, se cuela el error de precio o de existencia. Además, quien mejor lo resuelve rápido es el vendedor más experimentado, así que la operación depende de esa persona.

DÓNDE SE TE VA EL TIEMPO HOY

El proceso hoy es más o menos así: llega la solicitud del cliente, el vendedor abre Excel, busca precio en la lista de cada proveedor (tres o cuatro archivos distintos), busca existencia en el inventario interno, cruza todo a mano, calcula y arma el documento final. Cada uno de esos cruces es manual y se repite cotización tras cotización, vendedor tras vendedor, sin que quede un método único que todos sigan igual.

Ahí hay dos focos de dolor distintos y vale la pena separarlos:

Tiempo: el cruce manual de listas es lento por diseño, no por falta de esfuerzo del vendedor.

Confiabilidad: si el inventario interno no está al día, no importa qué tan rápido cotice alguien, el dato de fondo ya viene mal.

Para afinar esto en la sesión, ayuda saber: ¿las listas de precios de tus tres o cuatro proveedores te las mandan en Excel, PDF, o de otra forma, y con qué tanta frecuencia cambian? Y del lado del inventario: ¿el desfase es porque no se captura a tiempo la salida de material, o porque el sistema donde vive el inventario no se actualiza solo?

POR DÓNDE SÍ HAY PALANCA (Y POR DÓNDE TODAVÍA NO)

Concentrar las listas de proveedores en un solo lugar consultable. Hoy cada vendedor busca precio proveedor por proveedor en archivos sueltos. Si esas listas ya vienen en Excel, se puede armar un solo archivo o tablero donde cualquiera busque un producto y vea de un jalón qué proveedor lo tiene y a qué precio, sin abrir cuatro documentos. Esfuerzo bajo a medio: depende de qué tan parejo venga el formato de cada proveedor.

Una plantilla o asistente que arme el borrador de cotización. Usando ChatGPT como punto de partida, se puede construir una plantilla donde el vendedor solo captura lo que el cliente pidió y el sistema arma el documento con precios y formato ya resueltos, en vez de construirlo desde cero cada vez en Excel. Esto no reemplaza el criterio del vendedor, pero le quita el trabajo mecánico de armar el documento. Esfuerzo bajo: parte de una herramienta que ya conocen.

Lo que todavía NO conviene tocar: conectar en automático el inventario real de almacén con las cotizaciones. Eso sí resolvería de fondo lo de prometer material que no está, pero solo tiene sentido si el inventario interno ya es confiable y se actualiza con disciplina. Si el desfase de inventario es un problema de captura y no de sistema, meter una automatización encima de un dato que ya nace mal solo automatiza el error. Esfuerzo alto, y hay que confirmar primero la causa del desfase.

CÓMO VAMOS A USAR LOS 30 MINUTOS

Min 0–5: Confirmamos cómo llegan hoy las listas de precios de tus proveedores (formato, frecuencia de cambio) y qué tan seguido se desactualiza el inventario interno.

Min 5–20: Mapeamos el proceso de cotización paso a paso, tal como lo hace hoy tu vendedor más rápido, para ver exactamente en qué paso se puede quitar trabajo manual sin quitarle criterio a la persona.

Min 20–27: Vemos juntos, con un caso real de cotización tuyo, cómo se vería una plantilla o flujo que cualquiera del equipo pueda usar, no solo el más experimentado.

Min 27–30: Cerramos con la palanca a priorizar y el primer paso concreto para esta semana.

LA DECISIÓN QUE TE LLEVAS

Sales de la sesión con una sola decisión: qué parte del proceso de cotización atacas primero —el cruce de precios de proveedores o la plantilla que arma el documento— y cuál es el primer paso real para montarla esta semana, sin depender de que el inventario esté perfecto todavía.

PARA LLEGAR LISTO

Trae a la mano una cotización real reciente, de las que tardaron medio día o más, con las listas de precios que tuviste que revisar para armarla. Así trabajamos sobre un caso tuyo de verdad, no sobre un ejemplo genérico.